Governance: Provozní model Microsoft 365
Pravidla hry pro Microsoft 365: Aby se z cloudu nestal digitální divoký západ
M365 dokáže neuvěřitelně zrychlit vaše firemní procesy. Bez jasné governance, neboli provozního modelu ale dokáže i zvýšit míru chaosu. Výsledkem je velké množství opuštěných týmů, duplicitní dokumenty rozstrkané po různých úložištích a zmatení IT administrátoři. Nechceme vás zavalit stostránkovým dokumentem, který si nikdo nepřečte, proto pro vás navrhneme praktický provozní model, který neexistuje jen na papíře. Co můžete očekávat od vlastní, na míru ušité governance?
- Uživatelé přesně vědí, jaký nástroj na co použít.
- Správci mají jistotu, kdo za co odpovídá a jak jsou data zabezpečená.
- Vedení získává přehled, udržitelnou strukturu a klid, že neplatí zbytečné licence.
Kdy je čas na vlastní provozní model?
- M365 používáte už nějakou dobu a v prostředí vznikly stovky týmů a webů. Nikdo už ale neví, proč vznikly, k čemu slouží, kdo je spravuje a jestli je ještě vůbec potřebujete.
- Uživatelé tápou, kam co ukládat. Část dokumentů visí v konverzacích v Teams, část na SharePointu, něco na OneDrive, něco je na lokálních discích a ta zaručeně finální je k nalezené jen v příloze e-mailu.
- Pokud řešíte bezpečnost, audit nebo požadavky NIS2/DORA, potřebujete mít neprůstřelně vyřešené přístupy a jasně definované role, pravidla sdílení, archivaci dat a procesy pro bezpečný provoz celého prostředí.
- Spolupracujete s externími partnery, dodavateli a klienty, kteří potřebují přístup pouze na konkrétní dokumenty nebo projekty.
- Chcete automatizovat a stavět aplikace v Power Platform, ale bezpečně, pod kontrolou a řízeně bez šedé IT.
- Vaše IT řeší často opakované provozní problémy, kdo může založit tým, kdo má přístup k dokumentům, proč někdo nevidí moje soubory apod.
Jak probíhá tvorba M365 Governance
Cílem governance není svázat uživatelům ruce, ale dát IT prostředí jasná pravidla hry, která fungují v praxi.
Inventura současného stavu#
Proklepneme vaše licence, nastavení a způsob práce s daty a díky tomu budeme přesně vědět, co je třeba zlepšit a kde hrozí rizika.
Společné workshopy#
Propojíme IT, byznys i běžné uživatele u jednoho stolu a projdeme reálné pracovní scénáře, bezpečnostní požadavky a odpovědnosti tak, aby pravidla dávala smysl všem, ne jen administrátorům.
Návrh governance#
Připravíme doporučení i konkrétní pravidla na míru vycházející z best practices Microsoftu a procesů a potřeb organizace.
Tvorba dokumentace#
Vytvoříme srozumitelný živý návod a ten společně projdeme a upravíme podle vašich konkrétních potřeb tak, aby byl prakticky použitelný pro běžné uživatele i správce. Vznikne dokument, podle kterého se dá reálně pracovat.
Nasazení a rozvoj#
Podle dohodnutého rozsahu pomůžeme s technickým nastavením a převedeme pravidla do praxe, můžeme pokračovat adopcí i dlouhodobým rozvojem celého M365.
Co je součástí provozního modelu
1
Struktura prostředí
- Teams a Microsoft 365 skupiny
- SharePoint a OneDrive
- životní cyklus týmů a projektů
2
Role a odpovědnosti
- běžní uživatelé
- vlastníci týmů a webů
- IT a správci prostředí
- business garanti
- governance vlastníci
3
Práce s dokumenty
- vytváření a správné ukládání
- sdílení a nastavení přístupů
- spolupráce nad jedním souborem
- jmenná konvence a verzování
- archivační pravidla
- bezpečné mazání souborů
4
Bezpečnost a správa
- správa identit a rolí správců
- vícefaktorové ověřování a přístupové politiky
- licenční model a správa licencí
- audit a monitoring
- zálohování a obnova dat
- životní cyklus účtů, týmů a dokumentů
5
Power Platform
- pravidla pro tvoru aplikací a automatizací
- správa prostředí
- správa konektorů
- Center of Excellence
- řízení citizen developerů
Jak vypadá hotový provozní model?
- Dokument Governance M365 jako zdroj informací pro stávající i nové zaměstnance
- Definované role a zodpovědnosti
- Pravidla pro používání Teams, úložišť i aplikací
- Pravidla pro sdílení souborů a oprávnění pro práci s interními daty i externími uživateli
- Bezpečnostní a technická doporučení
- Podklad pro soulad s NIS2/DORA
Governance
Navrhneme provozní model, který přesně sedne vaší firemní kultuře, pracovnímu tempu i bezpečnostním nárokům. Žádné stostránkové slohy, které nikdo nečte, ale srozumitelná pravidla a doporučení. Získáte funkční rámec pro každodenní práci, usnadníte život IT a připravíte vaše prostředí M365 na další rozvoj.