Jak jsme změnili "proč" na "to se hodí" : Aneb adopce M365 ve firmě s dlouholetou tradicí
Microsoft 365 jako každodenní nástroj pro efektivnější práci
Mnoho organizací má Microsoft 365 k dispozici již řadu let, přesto často naráží na situaci, kdy zaměstnanci využívají jen základní funkce, jednotlivé týmy pracují rozdílnými způsoby a potenciál moderní digitální spolupráce zůstává nevyužitý. Úspěšné zavedení Microsoft 365 přitom není pouze o technologiích, ale především o změně pracovních návyků, nastavení jasných pravidel a dlouhodobé podpoře uživatelů.
Ve společnosti Schrack Technik spol. s r.o. jsme pomohli propojit všechny tyto oblasti do jednoho smysluplného adopčního programu. Společně jsme nastavili praktický governance model, proškolili zaměstnance na reálných scénářích z jejich každodenní práce, podpořili rozvoj interních ambasadorů a následně navázali adopcí umělé inteligence a Microsoft 365 Copilot.
Ve společnosti Schrack Technik spol. s r.o. jsme pomohli propojit všechny tyto oblasti do jednoho smysluplného adopčního programu. Společně jsme nastavili praktický governance model, proškolili zaměstnance na reálných scénářích z jejich každodenní práce, podpořili rozvoj interních ambasadorů a následně navázali adopcí umělé inteligence a Microsoft 365 Copilot.
reference: schrack technik spol. s r.O.
Při spolupráci s týmem level Apps jsme od začátku věděli, že nechceme další generické školení ani formální zavedení nástrojů, které zůstane jen na papíře a naši kolegové si z toho nic neodnesou. Naším cílem bylo, aby lidé ve Schrack Technik skutečně pochopili, k čemu jim Microsoft 365 a následně i AI a konkrétně Copilot mohou pomoci při každodenní práci v naší firmě.
Marek Zacios, jednatel a ředitel Schrack Technik spol. s r.o.
Rozhovor
Rozhovor s ředitelem společnosti Markem Zaciosem ukazuje zkušenosti a pohled jejího vedení na cestu od běžného používání Microsoft 365 k cílené adopci moderních nástrojů.
Co byl hlavní důvod, proč jste do adopce Microsoft 365 šli a s externím partnerem?
Microsoft 365 jsme zavedli v pandemii Covidu. Je to pro nás korporátní nástroj, který jsme nevyužívali dobře. Potřebovali jsme tedy zasvětit hlouběji do tématu a pomoci změnit způsob práce s dokumenty, komunikací a spoluprací napříč pobočkami tak, aby se přínos projevil v praxi. Jak naše firma roste, potřebujeme více používat moderní nástroje a automatizovat rutinní činnosti. Zároveň jsme chtěli mít jistotu, že postup bude bezpečný a v souladu s našimi interními pravidly.
Microsoft 365 jsme zavedli v pandemii Covidu. Je to pro nás korporátní nástroj, který jsme nevyužívali dobře. Potřebovali jsme tedy zasvětit hlouběji do tématu a pomoci změnit způsob práce s dokumenty, komunikací a spoluprací napříč pobočkami tak, aby se přínos projevil v praxi. Jak naše firma roste, potřebujeme více používat moderní nástroje a automatizovat rutinní činnosti. Zároveň jsme chtěli mít jistotu, že postup bude bezpečný a v souladu s našimi interními pravidly.
Co pro vás znamenal Governance model a proč byl důležitý?
Governance pro nás nebyl „dokument do šuplíku“, ale praktický model, jak celý systém Microsoft 365 používat. Potřebovali jsme sjednotit pravidla práce s dokumenty a daty (kde co vzniká, jak se sdílí, jak se verzují soubory), nastavit očekávaný způsob používání Teams a SharePointu a vyjasnit odpovědnosti. Díky tomu se uživatelé orientují a IT má jasný rámec. Naše governance je ale velmi praktická a odráží reálné fungování, není to jen papír s naším logem bez reálného využití.
Proč jste po první vlně pokračovali druhou vlnou adopce M365 a jak do toho zapadla AI adopce a Microsoft 365 Copilot??
Druhá vlna nám pomohla doplnit kompetence v týmech a posílit interní „power users“, kteří následně pomáhají ostatním. Druhá vlna už cílila na dobrovolníky a tady moc dobře víme, že kdo se k vzdělávání přihlásí dobrovolně, to dělá z nějakého úmyslu. A takové kolegy u nás chceme.
AI jsme nechtěli pojmout jako „technologickou ochutnávku“. Začali jsme úvodním workshopem pro vedení, kde jsme si zasadili AI/Copilot do kontextu a vybrali scénáře, které dávají smysl pro naše týmy. Následně jsme doplnili provozní model (AI governance) tak, aby bylo jasné, kdy a jak Copilot používat, jak pracovat s citlivými daty a jak nastavit procesy (např. licencování a doporučené postupy pro Copilot Chat vs. M365 Copilot). Školení pro vybrané uživatele pak stavělo na reálných činnostech z jejich role. To je samozřejmě „game changing“ věc, protože až když kolegové opravdu vidí, jak v jejich denní rutině přesně použít AI technologie, jsou schopni je skutečně adoptovat. A to nám pomáhá ze všeho nejvíc. Level Apps nám postavil vzdělávací rámec přesně na míru tomu, co my děláme.
Jak probíhala první vlna adopce Microsoft 365?
Začali jsme tím, že jsme si vysvětlili, k čemu je sada Microsoft 365 ve firmě dobrá a jaké konkrétní use-casy dává smysl rozvíjet (např. Teams jako pracovní prostor, OneDrive/SharePoint pro práci s jedním souborem, řízení úkolů nebo využívání Copilota). Workshopy byly postavené na reálných scénářích z denní praxe naší firmy a kombinovaly teorii s praktickými ukázkami na počítačích účastníků. To, že nám to kolegové z level Apps převedli na naše scénáře a do našeho prostředí nám extrémně pomohlo.
Začali jsme tím, že jsme si vysvětlili, k čemu je sada Microsoft 365 ve firmě dobrá a jaké konkrétní use-casy dává smysl rozvíjet (např. Teams jako pracovní prostor, OneDrive/SharePoint pro práci s jedním souborem, řízení úkolů nebo využívání Copilota). Workshopy byly postavené na reálných scénářích z denní praxe naší firmy a kombinovaly teorii s praktickými ukázkami na počítačích účastníků. To, že nám to kolegové z level Apps převedli na naše scénáře a do našeho prostředí nám extrémně pomohlo.
Jak probíhala vzdělávací část a co na ní fungovalo nejlépe?
Šli jsme cestou opakovaných, praktických workshopů v menších skupinách a v různých lokalitách. Účastníci si postupy rovnou zkoušeli na vlastních počítačích a obsah navazoval na dohodnutou Governance. Důležité pro nás bylo, že vznikly i školicí materiály a z workshopů šly využít záznamy pro další kolegy i onboarding nováčků. Tím, že nešlo o generická školení, ale o konkrétně cílený obsah připravený pro naši firmu si tento styl pochvalovala i opravdu velká část našeho kolektivu.
Šli jsme cestou opakovaných, praktických workshopů v menších skupinách a v různých lokalitách. Účastníci si postupy rovnou zkoušeli na vlastních počítačích a obsah navazoval na dohodnutou Governance. Důležité pro nás bylo, že vznikly i školicí materiály a z workshopů šly využít záznamy pro další kolegy i onboarding nováčků. Tím, že nešlo o generická školení, ale o konkrétně cílený obsah připravený pro naši firmu si tento styl pochvalovala i opravdu velká část našeho kolektivu.
Jak jste zajistili, aby změna neskončila po školeních?
Klíčová je dlouhodobá práce s komunitou, které se teď společně aktivně věnujeme i po skončení jednotlivých vln školení. Vznikl prostor v Teams, kde se sdílí materiály, tipy a novinky a kde mají lidé možnost operativně řešit dotazy. Pravidelná podpora a „živý tok informací“ pomáhá držet adopci v chodu, udržet tempo změny a postupně zvedat úroveň dovedností napříč firmou. Zároveň jsme tím vytvořili přirozený základ pro další rozvoj – navazujeme na témata digitalizace a automatizace a postupně rozvíjíme interní aplikace a jednoduché procesy pomocí Microsoft Power Platform tak, aby M365 nebylo jen o komunikaci a souborech, ale i o reálném zrychlení interních workflow. Začínáme se zbavovat přebytečných excelových tabulek, a to nám dává smysl.
Výběr toho, co jsme ve Schrack Technik společně doručili
- Úvodní workshopy k Microsoft 365 (vysvětlení „proč“, přínosy a praktické scénáře použití napříč rolemi).
- Návrh a validace Governance modelu pro jednotné a bezpečné používání M365 (pravidla, odpovědnosti, doporučené postupy).
- Sestavení a realizace školení uživatelů v menších skupinách s praktickými cvičeními a návazností na governance.
- Druhá vlna adopce M365: opakování základů pro nováčky/dobrovolníky + pokročilá školení a rozvoj interních ambasadorů.
- AI adopční kampaň: úvod pro vedení, identifikace relevantních scénářů a navazující školení Copilot (Copilot Chat i M365 Copilot) pro vybrané role.
- Podpora adopce přes interní komunitu v Teams (sdílení materiálů, novinky, prostor pro dotazy a kontinuální rozvoj dovedností).
Naše zkušenost potvrzuje, že adopce moderních nástrojů není jednorázová aktivita, ale řízená změna: kombinace praktického vzdělávání, jasných pravidel (governance) a dlouhodobé podpory lidí. Právě v této kombinaci vnímáme největší hodnotu spolupráce.
Marek Zacios
Jednatel a ředitel Schrack Technik spol. s r.o.
O firmě Schrack Technik
Schrack Technik je jednou z vedoucích společností v inovaci produktů z oblasti elektrotechniky. Schrack Technik, akciová společnost, předchůdce dnešní Schrack Technik GmbH, byla založena již v roce 1920 Dr. Eduardem Schrackem. Produktové portfolio tehdejší společnosti Schrack Technik bylo neustále rozšiřováno a současně také soustředilo svoji pozornost na služby. Tím se tak Schrack stal nejdůležitějším koncernem pro elektrotechniku v centrální a východní Evropě.
Schrack Technik spol. s r.o. působí na českém trhu již od roku 1991. Zaměřuje se na dodávky a distribuci elektroinstalačního materiálu, rozvaděčů, světelné techniky, datových a komunikačních řešení, technologií pro energetiku i elektromobilitu. Díky širokému produktovému portfoliu, odbornému technickému poradenství a důrazu na inovace patří Schrack Technik mezi významné partnery pro průmyslové podniky, developery, montážní firmy i správce budov.
Schrack Technik spol. s r.o. působí na českém trhu již od roku 1991. Zaměřuje se na dodávky a distribuci elektroinstalačního materiálu, rozvaděčů, světelné techniky, datových a komunikačních řešení, technologií pro energetiku i elektromobilitu. Díky širokému produktovému portfoliu, odbornému technickému poradenství a důrazu na inovace patří Schrack Technik mezi významné partnery pro průmyslové podniky, developery, montážní firmy i správce budov.